このページでは、理事会と総会の意思決定手続を扱います。管理委託契約の品質評価は「管理会社との上手な付き合い方」、役員のなり手不足は「高齢化する管理組合と役員不足」で扱います。
1．年間会議計画を先に作る
- 通常総会から逆算して決算・監査・議案作成日を置く
- 契約更新、保険、点検、予算編成の期限を一覧化する
- 大規模案件は複数回の理事会と説明会を確保する
- 法定・規約上の招集期限を予定表に組み込む
2．議題を三種類に分ける
- 報告事項：事実と対応状況を共有する
- 協議事項：選択肢と論点を整理する
- 決議事項：権限、決議案、費用、実施条件を明示する
3．判断できる資料の条件
結論だけでなく、背景、現状、根拠資料、選択肢、費用、リスク、規約上の権限、実施工程を一つの議案書にまとめます。見積比較は仕様・数量・除外項目をそろえます。
4．理事会運営の標準手順
- 資料を会議前に配布する
- 冒頭で決定すべき事項を確認する
- 発言と事実・推測を区別する
- 決議内容、担当者、期限を読み上げる
- 未決事項は次回までの調査内容を決める
5．総会議案の品質管理
- 理事会権限と総会権限を区別する
- 規約・区分所有法上の決議要件を確認する
- 工事・契約は相手方、金額、期間、範囲を明示する
- 複数議題を一括決議せず判断単位を整える
- 委任状・議決権行使書の集計手順を定める
6．議事録と実行管理
議事録には開催要件、出席、議題、主要な質疑、決議結果を記録します。決議後は実行管理表に担当、期限、予算、完了条件を記載し、翌月の理事会で確認します。
7．利益相反と透明性
役員、管理会社、候補事業者に利害関係がある場合は事前申告し、審議・採決への関与、相見積り、選定記録の扱いを決めます。
8．会議品質の診断指標
- 資料の事前配布率
- 予定時間内の終了率
- 決議事項の明確性
- 宿題事項の期限内完了率
- 同一議題の再協議回数
9．議案書の標準構成
- 議案名と決議案
- 提案理由と現状
- 規約・契約上の根拠
- 比較した選択肢
- 費用・財源・実施時期
- リスクと対応策
10．年間運営ダッシュボード
総会決議の実施状況、予算執行率、滞納、事故・不具合、契約期限、修繕案件を一枚に集約し、各理事会で更新します。
参考：国土交通省「マンション標準管理規約・同コメント」「マンション管理適正化指針」
※本ページは一般的な情報提供を目的としています。制度、法令、契約、建物・設備の状態は個別にご確認ください。